home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ PC-SIG: World of Education / PC-SiG's World of Education.iso / run / 3312 / chpt8.txt < prev    next >
Text File  |  1992-03-08  |  10KB  |  251 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.                                                             page 8-1
  5.  
  6.                  CHAPTER 8:  TIPS ON USING FREE & EASY
  7.  
  8. This chapter contains suggestions about how to use FREE & EASY more
  9. efficiently and how to avoid getting into situations where unexpected
  10. results occur.  You will probably find this chapter more useful after
  11. you have learned most of the features of FREE & EASY and have used it
  12. for awhile.  The tips are arranged according to subject and are
  13. numbered.  More tips for using FREE & EASY are found in the sample
  14. sheets which come with the FREE & EASY package.
  15.  
  16.  
  17. Tips on Sheet Set-up
  18.  
  19. 1.  Always use a lot of explanation in the text of the sheet.  Indicate
  20. how the sheet works, what its purpose is, how the calculations are
  21. done, what the variables and ranges are, etc.  This is especially
  22. important if you are modifying or expanding a sheet or if someone else
  23. is trying to use or modify a sheet you have made.  If you start working
  24. on a sheet that you have not used for several months, you will
  25. appreciate the explanation given in the text.
  26.  
  27. 2.  Do not make sheets excessively large and complex.  They can become
  28. very difficult to maintain, understand and debug.  In many cases, it
  29. makes more sense to break a large sheet up into several smaller sheets.
  30. This allows for easier understanding of the sheet and easier
  31. modification.  Use the multiple sheet and multiple window features to
  32. see the different sheets at one time.
  33.  
  34. 3.  Keep the cells lined up and not staggered.  Also, keep cells in the
  35. same column the same size.  This allows for easier movement of cells
  36. around the sheet.
  37.  
  38. 4.  Do not allow the cell contents to become too complicated;
  39. otherwise, the calculations can become difficult to follow.  It is
  40. often better to do a complicated calculation in several cells.
  41.  
  42. 5.  When inserting columns in a sheet, do not insert columns in the
  43. middle of a cell.  You might not get the results you want.
  44.  
  45. 6.  Keep a good distance between adjacent cells.  This will allow you
  46. to increase the size of the cell without losing the cell beside it
  47. (cells cannot overlap).
  48.  
  49. 7.  If you get a warning message, make sure you know the consequences
  50. of your actions before proceeding.  Otherwise, you could lose data that
  51. you want to keep or have unexpected results on your sheet.
  52.  
  53. 8.  Give cells, variables and ranges meaningful names.  This helps you
  54. and others understand your sheet.
  55.  
  56. 9.  Give the sheets (files) meaningful names.  This makes file
  57. maintenance easier.  Also, if you are looking for a file that you have
  58. not used for some time, it will be easier to locate.
  59.  
  60. 10. Use the make file features, especially if you work with many sheets
  61. at one time.  This allows you to set up and run more quickly at the
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.                                                             page 8-2
  71.  
  72. start of a FREE & EASY session.
  73.  
  74. 11. Use the help screens extensively.  Remember that each warning and
  75. error message has its own help screen for further explanation.  Use
  76. the hyperlinks to find related help topics.
  77.  
  78. 12. If printing a sheet, make sure its width will fit the printer you
  79. are using.  If your printer will be printing 132 columns, you might
  80. want to set the maximum column size of your sheet to 132.
  81.  
  82.  
  83. Tips on Editing
  84.  
  85. 1. You can use the cut and paste features of FREE & EASY on text, cells
  86. or ranges or any combination of these.  Use the "edit defaults" menu to
  87. set which ones you want to use.
  88.  
  89. 2.  Remember that a make file contains information on all edit
  90. defaults.  Thus you can use a make file so that you do not have to set
  91. up all you edit defaults (and all other defaults) at the beginning of
  92. each FREE & EASY session.
  93.  
  94. 3.  Putting data in the clipboard takes up computer memory.  If the
  95. clipboard contains a large amount of data, use the "clear clipboard"
  96. menu item to free up more memory.  This is especially useful if you get
  97. an "out of memory" error message.
  98.  
  99. 4.  When you use the "Copy to clipboard" or "dElete" menu items, a cell
  100. or range must be completely within the highlighted area in order to be
  101. affected.
  102.  
  103. 5.  When you use the "copY from clipboard" menu item, FREE & EASY will
  104. eliminate all data except ranges within the area where the new data
  105. will go.  Cells which are even partially within this area will be
  106. eliminated.
  107.  
  108. 6.  When using the "copY from clipboard" menu item; if you get a "data
  109. will be lost" warning, make sure that you know what data will be lost
  110. before proceeding.
  111.  
  112. 7.  Keep the cursor in overstrike mode unless you intentionally want to
  113. insert some text.  Otherwise some text might be pushed off the edge of
  114. the sheet.  (A warning is given before this happens.)
  115.  
  116. 8.  FREE & EASY will not allow duplicate cell names or range names in
  117. the same sheet.  Thus, if you are adding a cell with the editing
  118. features to the sheet which already has a cell of the same name, the
  119. name of the cell you are adding will not be added.  If you are adding a
  120. range and the sheet already has a range of that name, the range will
  121. not be added.
  122.  
  123.  
  124. Tips on Cell Evaluation
  125.  
  126. 1.  Use plenty of text in the sheets to explain how calculations are
  127. done.  This will prove helpful when debugging a sheet as well as using
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.                                                             page 8-3
  137.  
  138. a sheet which has not been used for some time.
  139.  
  140. 2.  Use meaningful names for cells, variables and ranges.  This makes
  141. your calculations easier to follow.
  142.  
  143. 3.  Avoid or minimize redefinition of variables (i.e. defining a
  144. variable more than once in a sheet).  This can lead to bugs that are
  145. difficult to find.
  146.  
  147. 4.  To speed up calculations, keep the variable used by the cell to the
  148. left of or above the cell and as close to the cell as possible.
  149.  
  150. 5.  FREE & EASY can find a number referred to by its location faster
  151. than a variable, thus speeding up calculations.
  152.  
  153. 6.  To debug a sheet, evaluate each cell individually with F7 and go to
  154. the next cell to be evaluated with F8.  Another technique is to
  155. evaluate cells until an error is found, correct that error and then
  156. press shift-F10 to continue evaluating until the next error occurs.
  157.  
  158. 7.  Keep the "evaluation default"  "check cell evaluation order" as
  159. "yes" unless you have a specific reason not to do so.  This can avoid
  160. bugs that are difficult to find.
  161.  
  162. 8.  Remember that references to sheet locations in the cell can be
  163. relative or absolute.  If you move a cell, then the relative location
  164. it is referring to moves also.  This can lead to unforeseen evaluation
  165. errors.
  166.  
  167. 9.  References to variables or cells by name are always absolute.
  168. Locations can change without affecting results.
  169.  
  170. 10. Remember that two cells on the same sheet cannot have the same
  171. name.  The same holds for two ranges on the same sheet.
  172.  
  173.  
  174. Tips on Ranges
  175.  
  176. 1.  Use text on the sheet to indicate position and names of ranges
  177. (remember that you can only highlight one range at a time).
  178.  
  179. 2.  Give ranges meaningful names.  This will help you and others
  180. understand your calculations.
  181.  
  182. 3.  Do not put text inside a range.  FREE & EASY will think that the
  183. text is a variable and give an evaluation error for that range.
  184.  
  185. 4.  Make sure that all cells, numbers and variables are completely
  186. inside or outside the boundaries of the range.
  187.  
  188. 5.  Do not allow different ranges to overlap unless you have a specific
  189. reason to do so.
  190.  
  191. 6.  Two ranges on the same sheet cannot have the same name.  Thus, the
  192. "copy from clipboard" menu item will not copy from the clipboard a
  193. range which has the same name as a range already on the sheet.
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.                                                             page 8-4
  203.  
  204. 7.  Ranges can also be referred to by range address.  The address can
  205. be either relative or absolute.
  206.  
  207.  
  208. Tips on File Management
  209.  
  210. 1.  Keep the files used to run FREE & EASY (F.EXE, FREE0.HLP and
  211. FREE1.HLP) in a different directory than FREE & EASY sheet files
  212. (*.FRE, *.MAK, *.TXT).
  213.  
  214. 2.  Give files meaningful names so that they are easier to manage.
  215.  
  216. 3.  Use the FREE & EASY default extensions (.FRE, .MAK and .TXT) as
  217. this will help you keep track of your files.
  218.  
  219. 4.  Do not keep files from other programs in the same directory as your
  220. FREE & EASY files.
  221.  
  222. 5.  Only use text (.TXT) files when you are importing or exporting
  223. files to other programs or you wish to use the DOS "type" command to
  224. print out a file.
  225.  
  226. 6.  For different projects, keep the files related to that project in
  227. different directories.
  228.  
  229. 7.  Ensure the help files are in the current DOS path.  As well, ensure
  230. the DOS COMSPEC environment variable is set.
  231.  
  232. 8.  If you want to use the "DOS shell" command for file management and
  233. manipulation, ensure the DOS files (usually in directory C:\DOS) are in
  234. the current path.
  235.  
  236.  
  237. Tips on Using Multiple Windows
  238.  
  239. 1.  Use multiple windows on large sheets to examine how changes on one
  240. part of the sheet affect another part of the sheet.
  241.  
  242. 2.  To open more than one window at a time, you can use the shortcut
  243. menu items such as "3 windows".
  244.  
  245. 3.  If you are working on more than one sheet at a time, put each sheet
  246. in to a separate window.
  247.  
  248. 4.  Use the make file features to keep your window configurations
  249. between FREE & EASY sessions.
  250.  
  251.